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你真的会发“催款函”吗?——信函催收的18个要点及4类范本!

时间:2017-07-18 17:10     来源:信贷风险管理     作者:孙自通      访问:

信函催收是非诉催收的一种重要方式,非诉催收是指债权人依据法律规定和合同约定通过非诉讼(含仲裁)的手段向债务人发出要求债务人履行义务的请求。非诉清收是相对于诉讼(含仲裁)而言的,相对诉讼催收,非诉催收更加简便、高效、便捷,不容易伤和气,运用得当的话,能够取得很好的催收效果。

 

一般而言,清收逾期贷款应遵循渐进的原则,就追讨而言,能通过非诉的手段要回来的钱,尽量不要打官司,但需要启动诉讼程序的时候不要犹豫,不要无原则的等待就可以了。非诉催收手段主要包括电话、信函、上门三种,信函催收是非常重要的非诉催收手段,在实践中被信贷机构广泛采用,笔者在给客户服务的过程中,客户遇到逾期后,帮助客户起草催款通知是我们律师的基础工作。在给客户服务的过程中,笔者发现,很多客户对如何起草催款函?何时发送催款函?催款函在起草过程中的要点等存在一些认识上的误区。

 

一、信函催收概述
 

 

信函催收是指债权人以发送信函的方式向债务人主张权利并要求债务人偿还债务,信函催收是常见的一种非诉讼催收的手段,信函催收比较正式,可以一次性签发给大量客户,比较便宜。设计规范专业的信函会给客户留下良好的信用管理的形象。信函催收运用得当的话能取得非常好的催收效果,但其弊端是信函催收有时容易被客户忽略,威慑力相对不够,一般情况下信函催收过程中需配合电话跟进和上门催收等方式,这样才更能引起客户的重视取得良好的效果。

 

二、信函催收概述信函的种类
 

 

信函大体上可分为到期前的还款提醒函、逾期催收函、律师函、短信、微信、电子邮件等几种,本文对于律师函、短信、电子邮件等就不讨论了,重点集中在提醒函和催款函上。

 

01

到期前提醒函

 

 

要想有效减少逾期,信贷机构应当有规范的提醒客户还款的机制,一般来说,信贷机构应在每次还款日前通过电话、短信的方式提醒客户准时还款,必要的时候可以给客户发送书面的还款提醒函,在提醒函中,应写明还款的金额、还款日期、还款方式等内容。

 

02

逾期催款函

 

 

逾期催款函为客户逾期后发送的信函,也就是我们通常说的逾期催款通知,在逾期催款通知中应包括借款的基本情况、欠款数额、给客户造成的不良结果、我们的目的(要求还款)等内容,在发送逾期催款函时,在措辞上应当根据不同的债务主体,进行一定的调整。

 

03

催款律师函

 

 

律师函是指律师接受客户的委托就有关事实或法律问题进行披露、评价,进而提出要求以达到一定效果而制作、发送的专业法律文书。律师函有特定的写作格式,通过律师对某一事实进行法律评价和风险估计,其目的在于以法律尺度和律师的判断,对送达对象晓之以法律事实,动之以利弊得失,让送达对象得出自己的“法律评价”,即“传法达意”。律师函是以律师事务所和律师的名义发出的,虽然从法律上不具有任何强制效力,但是由于律师事务所和律师的特殊地位及形象,债务人收到律师函相对于收到一般催款函一般都会比较重视,律师站在法律的角度对问题进行分析,使债务人意识到这个问题已经上升到法律层面,并且给人感觉,律师一旦介入那就离打官司不远了,这样客户会更加重视,一定会进行综合分析考虑,这样就会有利于义务的履行。

 

三、发送逾期催款函需要注意的问题
 

 

1
 

 

逾期催款函应当在诉讼时效有效期内送达,有些信贷机构让借款客户在借款时提前签署催款函,这种做法容易引发纠纷,实际上借款到期后有两年的诉讼时效,两年时间足够用了,信贷机构需要及时维权,提前让客户签收催款函的做法不建议采用,没有什么必要。(民法总则实施后普通诉讼时效已经改为3年)

 

2
 

 

逾期催款函应当采用书面形式,书面形式便于留存证据。

 

3
 

 

逾期催款函应当以适当方式送达。根据《关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定》中的规定,如果直接送达,借款人为法人或者其他组织的,签收人可以是其法定代表人、主要负责人、负责收发信件的部门或者被授权主体;借款人为自然人的,签收人可以是自然人本人、同住的具有完全行为能力的亲属或者被授权主体。一般应坚持让其本人签收为主,实践中门卫、收发室、财务室、邻居、未成年子女签收普遍存在,容易发生争议。

 

4
 

 

如果采用发送信件或者数据电文的方式送达,应当在合同中的通知和送达条款中对送达地址和邮箱等提前约定好。邮寄送达最好选择EMS(毕竟给人感觉邮政系统相对于别的快递公司更权威一些),邮寄送达时在快递单上一定要注明发送的是某一借款合同的催款通知,并通过拍照、录像等方式把封存催款函的过程保存下来,及时查询送达情况,如对方签收,及时电话跟进。

 

5
 

 

对于下落不明的债务人,债权人在国家级或者下落不明的当事人一方住所地的省级有影响的媒体上刊登具有主张权利内容的公告,可以起到诉讼时效中断的效果,这也属于信函催收。

 

6
 

 

符合法律要求的催收通知可以达到诉讼时效中断的效果。诉讼时效中断是指已开始的诉讼时效因发生法定事由不再进行,并使已经经过的时效期间丧失效力。我国民法通则第140条确认了诉讼时效中断的情况和事由,“诉讼时效因提起诉讼、当事人一方提出要求或者同意履行义务而中断。从中断时起,诉讼时效期间重新计算。

 

7
 

 

借款合同有第三方担保的,必须注意向担保方催收。

 

8
 

 

从审慎角度分析,如果借款人是分期还款,债权人应当尽量做到每笔到期债务到期前都进行催收。

 

9
 

 

逾期催款函的接收人尽量具体到某一具体职位的某一人员。如果觉得有必要,可以给不同的人发送多封。

 

10
 

 

逾期催款函中要写明发送方的名称或姓名,并留下具体的联系方式,联系方式上要写明联系人的职位与职权、回电号码,以便对方和我们联系。

 

11
 

 

催款函的语言要确切、简明、直接,没有多余的套话。

 

12
 

 

催款函的长度一般不要多于一页,一页就足够了,但一定要说明贷款的来龙去脉。

 

13
 

 

要求支付的金额要写在催款通知的突出位置,可通过字体、颜色与其他文字区别开来,避免埋没在正文中,文中涉及到金额一定要有中文大写,可以小写大写都有,在计算的基础上注意核对清楚,金额不要写错。

 

14
 

 

措辞应当坚定,必须明确的向债务人传递一个信号,我们需要其按照我们的要求及双方约定及时付款,不用过多的使用谦恭性的语言,信函结束处一定要给对方确定的付款或回复信函的时间,最后告诉对方未履行付款会有什么后果。

 

15
 

 

避免“时间段”的写法,例如,“收到本函之日起七天之内”,这样容易产生争议,要写具体的日期,如“2016年12月25日之前付款”。

 

16
 

 

在催款函中告知客户你已发出多少提醒函或催款函,但需要注意的是只能有一封最后通知函,催款函的数量不要发送过多,一般控制在三封以内比较合适。

 

17
 

 

随着拖欠时间的延长,催款函的态度、语气也应随之加大力度,实践中很多机构的催款函千篇一律,那样的话效果就会变差了。

 

18
 

 

关于回执的问题,我们目前的做法是制作专门的回执,在回执上中对催款函内容进行一定重复,为稳妥起见,我们还会让客户在回执上签字盖章并在催款通知复印件上让客户签字和盖章,并将送达回执及催款通知复印件合在一起让客户加盖骑缝章或骑缝签字或摁手印。 

 

催款函的样本举例
 

 

以下以小贷公司为例列举几个催款函范本,供参考!

 

1
贷款到期前提醒函(以企业借款人为例)

 

该函主要用来在客户到期前提醒客户还款,一般在还款日前5—10天发给客户,从目前本人客户的情况来看,小额贷款的客户一般都是通过电话或短信的方式提醒客户还款,内容相对下面的提醒函会进行一定的简化。

 

【样例1】还款提醒函

 

致:某某有限公司

 

尊敬的客户,贵公司于2015 年5月20日与本公司签订一份编号为2015052的《某某小额贷款公司借款合同》,贵公司作为借款人向本公司借款人民币2000000(大写:贰佰万)元,借款期限为六个月,从2015年5月21日至2015年11月20日,利率为月息2%,还款方式为每月付息,到期还本付息,付息日为每月20日。本公司已经依约履行了借款合同项下的义务,根据借款合同的约定,贵公司应当在2015年11月20日之前归还借款本金人民币2000000(大写:贰佰万)元以及最后一月的利息人民币40000(大写:肆万)元,以上共计2040000(大写:贰佰零肆万)元,请贵公司备足资金并于还款日18:00之前将相应金额支付至本公司账户,以免逾期影响贵公司的信用记录及在本公司的信用评级。本公司将真诚为贵公司提供信贷服务,与贵公司携手发展、共创辉煌、实现双赢。在保证诚信的情况下,本公司也希望在信贷方面能和贵公司再次合作。

 

                                        某某小贷公司

                                      2015年8月14日

 

附联系方式(一般为主管客户经理)

 

2
第一封逾期催款函

 

该函为逾期后的第一封催款函,基于信贷业务的特点,我们建议发送此函的时间在逾期之日起15天之内发送,一般不超15天。该函应直截了当,语气适中,提醒客户贷款已经逾期并要求其按照我方要求时间及时还款。

 

【样例2】催收到期贷款通知书

 

致:某某有限公司

 

尊敬的客户,贵公司于2015 年5月20日与本公司签订一份编号为2015052的《某某小额贷款公司借款合同》,贵公司作为借款人向本公司借款人民币2000000(大写:贰佰万)元,借款期限为六个月,从2015年5月21日至2015年11月20日,利率为月息2%,还款方式为每月付息,到期还本付息,付息日为每月20日。本公司已经依约履行了借款合同项下的义务,根据借款合同的约定,贵公司应当在2015年11月20日之前归还全部借款本金及利息,但贵公司只向本公司偿还了前五个月的利息共计200000(大写:贰拾万)元,未依约在2015年11月20日之前偿还借款本金及最后一期利息,至今已经逾期7天。依照借款合同的约定,截至本函出具之日,贵公司尚须向本公司偿还本金2000000(大写:贰佰万)元、利息40000(大写:肆万)元以及支付一定的罚息。请贵公司在收到本函后,尽快查明原因,于2015年12月5日之前及时归还上述款项。

 

贵公司的行为已经构成违约,需要承担罚息等违约责任,贵公司是本公司信用良好的客户,贵公司的行为已经影响到贵公司在本公司的信用评级,希望贵公司及时按照本通知的要求履行还款责任,双方良好的合作关系需要我们共同的努力和相互支持。

 

某某小贷公司

                                      2015年11月27日

 

附联系人方式(一般为客户经理或业务部负责人)

 

3
第二封催款函

 

基于信贷业务的特点,该催款函一般在逾期16—30天时发送,语气要坚定,要求客户按照要求付款,否则告知客户我们要采取相应的法律措施维护我们的权利。

 

【样本3】第二次通知

 

致:某某有限公司

 

尊敬的客户,关于贵公司拖欠我方贷款事宜,本公司于2015年11月27日向贵公司发送催款通知后贵公司承诺在2015年12月5日之前一次性将拖欠的本金及利息、罚息归还,但截至2015年12月10日,贵公司并未按照承诺时间还款,也没有就未按时还款做出解释。贵公司的违约行为已经引起本公司领导的重视,并已经将此事交由本公司催收部门进行处理。

 

贵公司的行为违反了借款合同的约定,已经严重违约,依法应当承担相应的违约责任,除需要向本公司支付本金和利息外,还需要按照合同约定在逾期后按照每日千分之一向我们支付罚息。另外,按照合同约定,本公司一旦启动法律程序,贵公司还需承担诉讼费、律师费、差旅费、鉴定费等为实现债权所花费的费用。贵公司的违约行为已经影响到贵公司在本公司的信用评级,我们不希望贵公司名字上带上不讲信用的标签,如贵公司仍不及时付款,本公司只能采取必要的法律措施来维护我们的合法权利了。

 

请见函后务必于12月20日之前一次性归还拖欠的本金、利息及罚息,截至2015年12月10日,贵公司需要归还本金2000000(大写:贰佰万)元,利息        ,罚息       。请贵公司重视此事,以免影响到我们双方的业务合作。

 

某某小贷公司

                                     2015年12月10日

 

附联系方式(可留催收部门电话)

 

4
最后通知

 

 

本函是最后的催款通知,所以在催款函的开头要提到客户的消极反应,措辞一定要严厉,并指明客户违约给其带来的严重后果以及我们可能采取的措施。

 

 

【样本4】最后通知

 

致:某某有限公司

 

关于贵公司拖欠我方贷款事宜,本公司已经多次提醒贵公司及时偿还借款,贵公司虽然承诺还款但一直未履行承诺,鉴于贵公司的不诚信行为,本公司只好正式的通知贵公司,本公司将马上向贵公司采取严厉的追讨行动,这意味着本公司将采取一切可能的手段,包括但不限于委托专业的催收公司或律师进行催收。

 

我想这一结果是我们双方都不想看到的,因为这意味着贵公司不仅将支付全部的借款本金及利息,一旦启动法律程序,贵公司还需要负担律师费、诉讼费等费用,贵公司的社会声誉也会因贵公司的不诚信行为而降低,一旦留下不良的信用记录,本公司和其他信贷机构将会拒绝再给贵公司授信,这些势必会对贵公司的日常经营产生影响。

 

如贵公司不愿引起这些麻烦,请于12月30日之前一次性向本公司归还拖欠的本金、利息及罚息,截至12月20日,共计          。如贵公司未按期支付,本公司将采取一切可能的手段进行追讨,这些方式包括但不限于向法院提起诉讼、向媒体、社会、征信机构公布贵公司不履行义务信息、向政府有关部门举报等。另外,经本公司审查,贵公司在向本公司提供的贷款申请资料中提供了虚假资料并进行了不实陈述,涉嫌骗取本公司贷款,已经涉嫌刑事犯罪,本公司正整理资料及贵公司的违法行为向公安部门举报,依法追究贵公司的相应刑事责任。

 

某某小贷公司

                                      2015年12月22日

 

总结:催款函的力度应依次递进,逐渐加大对客户的压力,在催收的过程中,催款函是我们单方的行为,对方不见得一定会回应,应结合其他的催收方式一并使用,这样效果会更好一些。

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